Questions fréquemment posées sur votre assurance groupe

FAQ pour les employeurs

Questions fréquemment posées sur votre assurance groupe

FAQ pour les employeurs

Avez-vous des questions sur votre assurance groupe en tant qu'employeur? Vous trouverez la réponse dans notre FAQ pratique.

Raccourci vers plus d'infos sur:

Demander le Tableau de bord Business KBC Brussels

Qu’est-ce que le Tableau de bord Business KBC Brussels?

Le Tableau de bord Business KBC Brussels est une plateforme numérique sur laquelle vous pouvez gérer numériquement vos assurances groupe. Souhaitez-vous avoir accès au Tableau de bord Business KBC Brussels pour votre entreprise? Votre intermédiaire KBC Brussels pourra vous aider.

Comment puis-je demander le Tableau de bord Business KBC Brussels pour mon entreprise?

Adressez-vous pour cela à votre intermédiaire KBC Brussels. Il ou elle se fera un plaisir de vous aider.

Mon entreprise utilise déjà le Tableau de bord Business KBC Brussels, mais personne n'a accès aux fonctions pour les assurances groupe.

Pour avoir accès aux fonctions relatives aux assurances groupe, vous devez être un utilisateur du Tableau de bord Business KBC Brussels. Pour ce faire, veuillez contacter le gestionnaire de votre Tableau de bord Business. Il peut ajouter des utilisateurs et accorder l'accès aux fonctions pour les assurances groupe.

Le représentant légal de votre entreprise doit en outre, au moyen d'une procuration, vous accorder l'accès aux polices que vous pouvez consulter et gérer en tant qu'utilisateur. Votre intermédiaire KBC Brussels se fera un plaisir de vous aider pour cela. Vous avez besoin de cette procuration car, en tant qu'utilisateur, vous avez accès à des informations confidentielles telles que les données relatives aux salaires.

Quelles parties de mon assurance groupe puis-je gérer dans le Tableau de bord Business KBC Brussels?

1. Ajouter ou modifier des données de vos travailleurs

Dans ‘Dossiers et documents’, vous trouverez, entre autres:

  • Ajouter des nouveaux travailleurs ou transmettre les noms des travailleurs qui quittent l'entreprise
  • Enregistrer une modification des pourcentages d'occupation
  • Transmettre ou modifier des données sur l'incapacité de travail
  • Communiquer chaque année les nouveaux salaires de vos travailleurs (pour les contrats avec gestion des salaires)

Dans le menu ‘Gestion annuelle salaires et bonus’, vous pouvez facilement gérer les données:

  • Avis d'échéance: le montant que vous devez payer pour votre assurance groupe, par période de facturation.

2. Examiner et télécharger les fichiers détaillés

Dans ‘Documents et fichiers’, vous trouverez

  • des aperçus détaillés des primes dans un fichier CSV pratique pour chaque règlement, par travailleur et par garantie. (tant pour les périodes de facturation actuelles que pour les corrections de périodes de facturation précédentes.)
  • des aperçus ONSS par trimestre et par an

3. Examiner les données de votre Assurance collective hospitalisation KBC

Dans ‘Documents et fichiers’, vous trouverez un aperçu:

  • Des primes de ceux qui sont affiliés à l'assurance
  • Tous ceux qui sont affiliés mais pas encore acceptés médicalement

4. Aperçus pratiques

Dans l'‘Aperçu assurances groupe et salaires’, vous trouverez des aperçus pratiques:

  • Des assurances groupe de toutes les sociétés dans votre Tableau de bord Business
  • De tous les travailleurs affiliés par police
  • Des données par travailleur comme les réserves de pension et les garanties assurées

Gérer vos assurances groupe dans le Tableau de bord Business KBC Brussels

Comment puis-je savoir quand de nouveaux documents ou fichiers sont disponibles pour mes assurances groupe?

Encodez votre adresse e-mail dans 'Assurer' > 'Dossiers et documents' > 'Aperçu actions'. Vous recevrez ainsi automatiquement un e-mail. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 3 adresses e-mail différentes.

S'il y a plus de 3 utilisateurs ou entreprises que vous souhaitez tenir informés, encodez l'adresse e-mail générale de votre entreprise.

L' e-mail de notification que vous recevrez de notre part précisera toujours à quelle entreprise le nouveau document ou fichier est destiné.

Sur cette base, vous pourrez transmettre manuellement les informations aux bonnes personnes ou entreprises. Notre e-mail de notification ne contient aucune information confidentielle.

Je reçois un e-mail m'informant qu'un nouveau document ou fichier est disponible, mais je ne vois rien?

Vous ne pouvez consulter que les documents ou les fichiers des assurances groupe pour lesquelles vous disposez d'une procuration. Le représentant légal de votre entreprise peut vous accorder l'accès à une ou plusieurs polices au moyen d'une procuration. Votre intermédiaire KBC Brussels se fera un plaisir de vous aider.

Où puis-je trouver l'avis d'échéance de mon assurance groupe?

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels

2. Allez dans 'Assurances' > 'Dossiers et documents'
Vous trouverez les avis d'échéance sous la rubrique 'Avis d'échéance et aperçu des primes'. Ce document vous indique, par période de facturation, le montant dû pour votre assurance groupe.

Vous voulez rester informé par e-mail si un nouvel avis d'échéance est disponible? Encodez votre adresse e-mail dans 'Aperçu actions'.

Où trouver un aperçu des travailleurs affiliés à mon assurance groupe?

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels.
2. Allez à 'Assurer' > 'Aperçu assurances groupe et salaires'.

Envie de voir davantage de détails sur un travailleur spécifique? Recherchez-le/la dans la liste puis cliquez sur son nom. Vous verrez immédiatement plus d'informations sur ses réserves de pension et ses garanties assurées.

Envie de voir plus de détails sur les primes dues par travailleur? Allez à 'Assurer' > 'Documents et fichiers' > 'Aperçu de prime assurances groupe'.

Comment mes travailleurs peuvent-ils voir combien a déjà été épargné dans leur assurance groupe?

C'est possible dans MyPension.be sous ‘Ma pension complémentaire’ ou dans l'aperçu annuel de KBC Assurances. Vous trouverez ici plus d'infos pour les travailleurs.

Où examiner les détails des primes que je dois payer?

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels.
2. Allez à 'Assurer' > 'Documents et documents' > 'Avis d'échéance et aperçu des primes'.

Vous trouverez, par règlement, un aperçu des primes par travailleur et par garantie, tant pour les périodes de facturation actuelles que pour les corrections des périodes de facturation précédentes.

Vous voulez rester informé(e) par e-mail si de nouveaux documents deviennent disponibles? Complétez votre adresse e-mail dans l'Aperçu actions.

Où trouver les montants dont j'ai besoin pour faire ma déclaration trimestrielle à l'ONSS?

1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels.
2. Allez à Assurer > Documents et fichiers > Aperçu ONSS

Vous y trouverez un aperçu des montants que vous devez déclarer à l'ONSS par trimestre et par an, dans un fichier CSV pratique.

Vous voulez rester informé(e) par e-mail si de nouveaux documents deviennent disponibles? Complétez votre adresse e-mail dans Assurer > Documents et fichiers > Aperçu actions.

Comment déclarer les nouveaux salaires bruts de mes travailleurs?

Si vous avez une assurance groupe dont la prime est déterminée en fonction du salaire, vous serez invité chaque année à enregistrer les nouveaux salaires du mois de référence.

Allez dans 'Assurances' > 'Gestion annuelle des salaires et bonus' > cliquez sur le numéro de police de votre assurance groupe > 'Enregistrer les salaires'.

Vous pouvez encoder ici les nouveaux salaires à temps plein pour la date d'adaptation annuelle à partir du mois de référence des salaires jusqu'à la première semaine du mois incluse.
 

Comment communiquer le salaire d'un travailleur à temps partiel?

Dans ce cas, vous enregistrez le salaire à temps plein auquel ce travailleur aurait droit. La prime de l'assurance groupe est en effet calculée sur la base du salaire à temps plein multiplié par le pourcentage d'occupation.

Comment affilier un nouveau travailleur salarié?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels.
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés > + Nouveau travailleur >
  3. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez complété toutes les données.

Comment déclarer le départ d'un travailleur?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels.
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Cliquez sur le nom du travailleur
  4. Cliquez sur la vignette Départ
  5. Complétez toutes les données, puis cliquez sur ‘Enregistrer’

Comment déclarer le décès d'un travailleur?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels.
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Cliquez sur le nom du travailleur
  4. Tapez ‘Décès’ et complétez toutes les données
  5. Cliquez sur ‘Enregistrer’.

Comment déclarer une modification du pourcentage d'occupation d'un travailleur?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels
  2.  Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Recherchez le travailleur et cliquez sur son nom
  4. Cliquez sur ‘Modifier pourcentage d'occupation’ et indiquez-en les raisons
  5. Cliquez sur Enregistrer.

 S'agit-il d'un travailleur qui reprend le travail à temps partiel pendant son incapacité de travail après une longue période de maladie ou d'absence? Cliquez sur la vignette ‘Modifier incapacité de travail’.

Sous ‘Historique/avenir’, vous pouvez voir son pourcentage d'occupation du passé ou son pourcentage d'occupation prévu pour les trois prochains mois.

Comment déclarer l'incapacité de travail d'un travailleur? Comment modifier le statut de son incapacité de travail?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels
  2. Allez à 'Assurer' > 'Gestion travailleurs salariés'
  3. Recherchez le travailleur et cliquez sur son nom
  4. Cliquez sur la vignette 'Déclaration d'une incapacité de travail' ou 'Modification ou fin d'incapacité de travail' et introduisez les données.
  5. Cliquez sur ‘Enregistrer’.

Attention: y a-t-il aussi, dans votre assurance groupe, une assurance complémentaire incapacité de travail ou une exonération de prime? Votre travailleur doit alors compléter le formulaire ‘déclaration incapacité de travail’ et l'envoyer à KBC Brussels.

Où trouver le formulaire ‘Déclaration incapacité de travail’?

Vous le trouverez dans le Tableau de bord Business KBC Brussels sur le même écran où vous pouvez modifier le statut de l'incapacité de travail de votre travailleur. Examinez le formulaire ici. Votre travailleur doit le compléter entièrement et le transmettre à KBC Brussels.

Comment déclarer un changement d'adresse?

  1. Connectez-vous au Tableau de bord Business KBC Brussels.
  2. Allez à Assurer > Gestion travailleurs salariés
  3. Recherchez le travailleur et cliquez sur son nom
  4. Cliquez sur la vignette ‘Modifier coordonnées’ et complétez l'adresse
  5. Cliquez sur ‘Enregistrer’.

Comment déclarer le mariage ou le divorce d'un travailleur?

Pour l'instant, ce n'est pas encore possible dans le Tableau de bord Business KBC Brussels. Nous sommes en train d'y remédier, pour vous offrir cette possibilité à l'avenir. En attendant, vous pouvez transmettre ces modifications par e-mail à votre intermédiaire KBC Brussels ou à l'équipe qui gère votre assurance groupe.

Que faire si un travailleur prend sa retraite?

Vous ne devez rien faire de particulier. Nous en serons informés par les pouvoirs publics. Attention: votre travailleur passe au régime de chômage avec complément d’entreprise (ou à la prépension à temps plein)? Vous devez nous en avertir.

Connectez-vous pour cela au Tableau de bord Business KBC Brussels. Ensuite, cliquez sur Assurer > Gestion travailleurs salariés > Départ de l'entreprise.

Autres questions

Comment avoir accès à DB2P, la Base de Données des Pensions complémentaires?

Vous la consultez pour la première fois? Vous devrez d'abord vous enregistrer. Vous avez des questions? Contactez Eranova (le centre de contact de la Sécurité sociale) au 02 511 51 51, tous les jours ouvrables de 7 à 20h.

Comment et quand dois-je transmettre à la FSMA les engagements individuels de pension pour mes travailleurs?

Vous êtes tenu(e) de le faire pour le 31 mars de l'année suivante, en complétant le formulaire ‘LPC-4’ et en le transmettant à la FSMA, rue du Congrès 12-14, 1000 Bruxelles. Si vous ne respectez pas cette obligation ou si vous transmettez des données erronées, vous risquez une amende.

Où trouver un aperçu du niveau global de financement de mon assurance groupe?

Chaque année, nous vous transmettons un aperçu. Vous saurez ainsi où vous en êtes, et vous n'aurez pas de surprise. Si un déficit est présent, nous l'y indiquerons.

Qu'est-ce que la garantie de rendement minimum?

Les travailleurs qui disposent d'une assurance groupe via leur employeur ont droit à une garantie de rendement. Le législateur impose en effet aux employeurs d'atteindre un rendement minimum donné avec leurs assurances groupe. Nous nous efforçons de vous y aider en proposant un rendement global attractif.

Que puis-je faire pour éviter les déficits par rapport à la garantie de rendement minimum?

Efforcez-vous de payer les primes à l'échéance de prime. La garantie minimum est calculée à partir de cette échéance! Nous vous conseillons par ailleurs de nous avertir dès que de nouveaux travailleurs s'affilient ou partent.

Quelles sont les conséquences du statut unique des ouvriers et employés pour mon assurance groupe? Ai-je des démarches à entreprendre?

Depuis le 1er janvier 2015, il est interdit aux employeurs de traiter différemment ouvriers et employés dans les assurances groupe. Les plans de pension souscrits après le 1er janvier 2015 ne peuvent pas comprendre de discriminations. Les discriminations en place dans les plans plus anciens devront être graduellement résorbées pour 2025.

Qui peut m'aider?

Votre agent d'assurances KBC Brussels ou votre intermédiaire KBC Brussels se tiennent prêts à vous aider. S'il y a une différence entre ouvriers et employés, nous vous aiderons à mettre en place un processus d'harmonisation, via lequel nous nous efforcerons de résorber graduellement les différences, pour janvier 2025 au plus tard.

Les primes que je verse en tant qu'employeur pour l'assurance groupe de mes travailleurs relève-t-elle aussi de la norme salariale?

Oui, les cotisations de l'employeur dans le cadre d'une assurance groupe ou d'une police collective hospitalisation entrent dans le cadre de la norme salariale. La norme salariale détermine la marge maximale pour l'évolution du coût salarial, en plus de l'index et des augmentations barémiques.

Pour 2019-2020, elle s'élève à 1,1% de la masse salariale brute. Vous avez encore des questions à ce sujet? Contactez le secrétariat social de votre entreprise.

Pas trouvé ce que vous cherchiez?

Votre intermédiaire KBC Brussels pourra vous aider.

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