Wat zijn de voorwaarden voor aftrekbare kosten?
1) De beroepskosten moeten betaald of gedragen zijn tijdens het belastbaar tijdperk.
De beroepskosten zijn aftrekbaar als ze tijdens het belastbare jaar:
- betaald zijn, ook al hebben ze betrekking op latere boekjaren;
- of gedragen zijn, dat wil zeggen dat je ze kunt toewijzen aan het boekjaar waarop ze werkelijk betrekking hebben.
Uitzondering:
Beroepskosten die tijdens het belastbare tijdperk niet betaald of gedragen zijn, zijn toch aftrekbaar als ze aan de volgende twee voorwaarden voldoen:
- De kosten zijn een zekere en vaststaande schuld. Dat is het geval wanneer er op het einde van het boekjaar zekerheid bestaat over het voorwerp en bedrag van de schuld.
- De schuld is geboekt om fiscaal aftrekbaar te zijn.
2) De beroepskosten moeten gemaakt zijn met het oog op het verkrijgen of behouden van winsten.
Er kan alleen sprake zijn van aftrekbare kosten als
- Je uitgaven het verkrijgen of behouden van beroepsinkomsten tot doel hebben;
- Je uitgaven een noodzakelijk oorzakelijk verband hebben met de uitoefening van je beroepsactiviteit. Uitgaven kunnen dus alleen als aftrekbare beroepskosten worden beschouwd als ze inherent zijn aan de uitoefening van je beroep of het nastreven van het werkelijke maatschappelijke doel van je vennootschap.
3) De beroepskosten moeten verantwoord worden.
Je moet het bedrag, de echtheid en het beroepskarakter van je kosten verantwoorden met bewijsstukken. Denk daarbij aan facturen, ontvangstbewijzen, enz.
Als een schriftelijk bewijs niet mogelijk is, kun je ook gebruikmaken van gemeenrechtelijke bewijsmiddelen. Maar dat mag alleen als je de fiscus ervan kunt overtuigen dat de bewijsstukken vernietigd, gestolen of verloren zijn, of dat het te moeilijk is om de bewijsstukken op te vragen of te verkrijgen.
Aftrekbare kosten
Het is onmogelijk om alle aftrekbare beroepskosten te bespreken. De voorbeelden hieronder zijn dus maar een selectie.
- Bijkomende kosten bij aankoop van materiële of immateriële vaste activa. Denk aan niet terugbetaalbare belastingen, vervoerskosten, registratierechten, enz.
- Geheime commissielonen: voorbeelden zijn commissies, bezoldigingen, pensioenen, renten, enz. Let er wel op dat deze beroepskosten alleen aftrekbaar zijn als ze verantwoord worden door individuele fiches en samenvattende opgaven.
- Premie bij huwelijk of wettelijk samenwonen: tot een bedrag van 200 euro zijn premies volledig aftrekbaar.
- Huwelijksfeest: naar aanleiding van een huwelijk kun je gasten uitnodigen met de bedoeling ze als potentiële of bestaande klanten aan jouw onderneming te binden. Je moet dat uiteraard wel kunnen aantonen met voldoende objectief bewijs. Bovendien gaat het maar over beperkte aftrekbare kosten:
- receptiekosten: voor 50% aftrekbaar
- restaurantkosten: voor 69% aftrekbaar
- Kledijkosten: kosten voor niet-specifieke beroepskledij zijn niet fiscaal aftrekbaar. Specifieke beroepskledij, zoals uniformen, werkvesten, toga’s, enz. is dat dan weer wel.
- Maaltijdcheques: je kunt tot 1 euro per maaltijdcheque als beroepskosten aftrekken als de maaltijdcheque een vrijgesteld sociaal voordeel vormt.
- Reclamekosten of -artikelen: zijn voor 100% aftrekbaar als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Ze zijn bestemd voor zeer grote verspreiding.
- Ze hebben een geringe waarde voor de ontvanger.
- Ze dragen opvallend en blijvend de naam van de onderneming.
- Relatiegeschenken: kosten van relatiegeschenken zijn voor 50% aftrekbaar.
- Seminaries: als de uitgaven rechtstreeks verband houden met je beroepsactiviteit en noodzakelijk zijn voor een bepaalde techniek, mag je ze als beroepskosten aftrekken.
- Sociale bijdragen: de sociale lasten die je vennootschap betaalt op de bezoldigingen van personeelsleden vallen onder aftrekbare beroepskosten. Als je een zelfstandige bedrijfsleider bent, moet je zelf instaan voor de betaling van je eigen sociale bijdragen.