✓ Utilisez la domiciliation européenne et faites en sorte que vos clients paient automatiquement
✓ Moins de travail administratif pour vous
✓ Moins de travail administratif pour votre client
En tant qu'entrepreneur, vous êtes souvent amené à suivre vos factures impayées. Et vous êtes tenu de rappeler à vos clients de régler ces factures ouvertes en temps voulu. Pour éviter ce travail supplémentaire ou les factures payées tardivement - par le client -, vous pouvez faire payer vos clients par le biais de la domiciliation européenne. Le montant à payer est débité de leur compte automatiquement et arrive sur le vôtre en temps utile.
Payé automatiquement grâce à la domiciliation européenne
La domiciliation européenne vous permet d'automatiser l'encaissement des paiements. Pratique, pour les paiements récurrents de vos clients (p. ex. mensuels ou trimestriels). Depuis 2014, vous utilisez pour ce faire la domiciliation européenne, que vous pouvez conclure avec des clients belges et internationaux (au sein de la zone SEPA).
Procédure de lancement de la domiciliation européenne
Vous êtes tenu de suivre un certain nombre d'étapes pour pouvoir entamer la domiciliation européenne. Ces étapes sont expliquées par le menu dans la procédure 'Lancement de la domiciliation européenne'.
Création de mandats
Comme vous le voyez dans la procédure ci-dessus, pour un flux de paiement, vous devez conclure un mandat unique avec votre client. Ce mandat contient l'accord conclu entre vous et votre client pour encaisser systématiquement le montant dû par le biais d'une domiciliation européenne.
Il existe deux types de mandats:
- Domiciliation européenne CORE: ce contrat est valable pour tous vos clients débiteurs, qu'il s'agisse de particuliers ou d'entreprises. Dans le cadre de ce mandat, le client a la possibilité de demander le remboursement jusqu'à huit semaines après l'encaissement. Vous trouverez un exemple sur le site Internet de la Banque nationale de Belgique. Vous n'êtes pas tenu d'utiliser ce document mais il contient toutes les informations requises et peut vous aider à établir vos propres mandats.
- Mandat de domiciliation européenne B2B: le mandat B2B est réservé aux clients débiteurs opérant sous la forme d'une société. Avec ce mandat, le client n'a pas droit au remboursement. Vous trouverez un exemple sur le site Internet de la Banque nationale de Belgique. Vous n'êtes pas tenu d'utiliser ce document mais il contient toutes les informations requises et peut vous aider à établir vos propres mandats.
En signant le mandat, votre client vous autorise à faire transférer automatiquement le montant de la facture vers votre compte. Il n'a donc plus besoin de s'en charger lui-même. Pour savoir comment introduire une domiciliation européenne, consultez la section ci-dessous.
Votre banque traite les paiements sur votre propre initiative
L'initiative d'être payé vous revient toujours (le créancier). Vous remettez un fichier à votre banque ('fichier d'encaissement' ou 'fichier de prélèvement') sur lequel vous indiquez le montant requis et la date d'exécution souhaitée.
La banque encaisse le montant dû auprès du client à la date choisie et crédite ensuite votre compte professionnel de ce même montant. Le paiement s'effectue rapidement et facilement, sans le moindre souci.
Le fichier d'encaissement doit être établi au format XML. Si vous utilisez votre propre logiciel, n'oubliez pas que le fichier doit répondre à certaines spécifications générales. Vous trouverez plus d'informations sur les spécifications ici.
KBC Brussels applique en outre plusieurs contrôles spécifiques.
Lorsque votre fichier répond à ces spécifications, la banque peut traiter correctement ce fichier.
Si vous ne disposez pas de logiciel pour créer des fichiers en XML, sachez que KBC Brussels vous propose une solution dans KBC Brussels-Online for Business.
Que faire si la domiciliation européenne (encaissement) n'a pas été exécutée?
Diverses raisons peuvent expliquer la non-exécution d'un encaissement. Par exemple le fait que le compte de votre client ne soit pas suffisamment approvisionné, ou que le fichier d'encaissement que vous avez remis à votre banque comporte une erreur. Dans ce cas, votre banque vous communique, en votre qualité de créancier, la raison de la non-exécution (également appelée 'transaction R') sous la forme d'un 'code motif'.
Vous avez des questions concernant des raisons de non-exécution bien précises? Un code motif particulier ne vous apparaît pas tout à fait clair? Dans ce cas, n'hésitez pas à demander un complément d'information à l'aide du fichier Excel suivant (Transactions R Sepa Direct Debits (SDD)): Vérification des domiciliations européennes impayées.