Het tijdperk van de e-factuur komt eraan
Binnenkort kun je er niet meer omheen: vanaf 2026 moet je alle B2B-facturen digitaal versturen en ontvangen. Geen zorgen, bij KBC Brussels maken we je het gemakkelijk. Want als ondernemer wil je je tijd besteden aan je zaak, niet aan papierwerk. Op deze pagina vind je een antwoord op enkele belangrijke vragen over e-invoicing.
Een elektronische factuur is een factuur die in gestructureerde elektronische vorm (XML-formaat) wordt aangemaakt, doorgestuurd en ontvangen. Zo'n factuur kan dus automatisch en elektronisch worden verwerkt. Heel handig, want automatische verwerking is sneller, veiliger, goedkoper en er kunnen minder fouten worden gemaakt. Je moet je facturatiesystemen wel aanpassen om e-facturen te kunnen verzenden en ontvangen.
Belangrijk om te weten: een pdf-factuur die je per e-mail verstuurt, is geen elektronische factuur en verliest zijn rechtsgeldigheid. Dat geldt ook voor papieren facturen die je per post verstuurt.
- Betalingen worden sneller geïnd doordat het goedkeurings- en betalingsproces sneller verlopen.
- Minder kans op fouten omdat je facturen niet meer kwijtraakt of foute gegevens invoert.
- Verbeterde communicatie tussen de koper en de leverancier waardoor facturen op tijd worden betaald en betwistingen sneller opgevolgd kunnen worden.
- Betere kijk op je cashflow doordat je de facturatie- en betalingsstatus altijd in realtime kunt opvolgen.
- Minder kans op factuurfraude omdat de facturen via het beveiligde Peppol-netwerk worden verstuurd. De elektronische facturen zijn gecodeerd en kunnen niet onderschept worden.
E-facturen worden in België verstuurd via het Peppol-netwerk. Dat is een beveiligd netwerk waartoe je enkel toegang krijgt via een gecertificeerde Access Point Provider. Dat gesloten netwerk zorgt ervoor dat gevoelige financiële gegevens, zoals e-facturen, veilig worden uitgewisseld tussen verzender en ontvanger. Peppol wordt ook steeds vaker buiten Europa als standaard erkend en gebruikt.
Om bestanden via Peppol te verzenden en ontvangen, heb je toegang nodig tot een Peppol Access Point. Zodra die toegang geconfigureerd is, kun je facturen automatisch verzenden en ontvangen via je boekhoudpakket. In veel gevallen kun je de elektronische factuur na ontvangst ook automatisch verwerken.
Meer info vind je op KBC Invoicing Services.
E-invoicing is momenteel al verplicht voor alle openbare aanbestedingen boven de 3.000 euro. Vanaf 2026 geldt de verplichting voor alle B2B-facturen.
B2G: Business-to-government
Als je aan de overheid factureert, geldt sinds 1 maart 2024 verplichte e-invoicing voor alle aanbestedingen boven 3.000 euro. In België ontvangen overheden hun e-facturen via het Mercurius-platform, een federaal platform dat alle Belgische overheden ontsluit en bereikbaar is via Peppol.
B2B: Business-to-business
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle B2B-transacties in België. Als basis geldt het 'Four Corner’-model van Peppol (zie afbeelding hiernaast). Op termijn wordt dat een 'Five Corner’-model (zie afbeelding hieronder) waarbij de gegevens ook met de btw-administratie gedeeld worden. Daarbij voorziet Peppol een koppeling met een platform van de overheid voor btw-controle.
B2C: Business-to-customer
Op dit moment zijn er geen aanwijzingen dat facturen voor particulieren ook als e-factuur aangeboden moeten worden.
Elk land werkt hard om te voldoen aan de routekaart die op Europees niveau is opgesteld. Hieronder zie je de huidige stand van zaken voor e-invoicing in onze buurlanden:
| Land | E-invoicing verplicht of niet verplicht in B2B |
| Luxemburg | Niet verplicht |
| Nederland | Niet verplicht |
| Duitsland | Gefaseerde invoering vanaf 2025 |